Eventy online - organizacja
Eventy online - organizacja

Organizacja eventów online

Imprezy integracyjne online, gry integracyjne online, konferencje online

KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA EVENTÓW ONLINE

Organizując event online konieczne jest stworzenie planu całości wydarzenia (agendy), dobranie odpowiednich instrumentów do poszczególnych modułów programu, pod kątem funkcji jak i tematyki. Bez względu na to czy organizujemy konferencję naukową,  spotkanie firmowe podsumowujące ubiegły rok, czy też event integracyjny warto oprzeć się na fachowej wiedzy i skorzystać z doświadczenia agencji, która zebrała w świecie online odpowiednie doświadczenie. Przygotowaliśmy tą ofertę właśnie w oparciu o nasze błędy i sukcesy, po przeszło 300 realizacjach online dla firm z polski oraz z poza naszego kraju. Zdobyliśmy praktyczną wiedzę, która pozwala nam w bezpieczny i skuteczny sposób realizować eventy online opierając się na sprawdzonych przez nas narzędziach. Eventy online to nowatorska, ale jakże imponująca możliwościami przestrzeń do grupowych spotkań. Zapraszamy do zapoznania się z obszarami, które stanowią podstawę kompleksowej organizacji eventów online.

PODSTAWOWE OBSZARY ORGANIZACJI EVENTÓW ONLINE

ANALIZA POTRZEB (CEL, FUNKCJE, CZAS)

Rozpoczynając proces tworzenia eventu online zaczynamy od standardowej analizy Państwa potrzeb. Trzeba przede wszystkim ustalić cel wiodący planowanego wydarzenia, funkcje eventu, dla kogo chcemy zorganizować event online, jego charakter technologiczny (online, czy może hybryda), a także wstępny zarys wydarzenia (agendy). Warto na tym etapie również zaznaczyć orientacyjny budżet, w którym chcielibyśmy się zmieścić z całością organizacji. Analiza potrzeb dotycząca eventu online to wg. naszej praktyki seria konkretnych pytań, po których otrzymujemy niezbędne do efektywnej pracy odpowiedzi. Na bazie otrzymanych od Państwa wstępnych informacji jesteśmy w stanie rozpocząć pracę nad przygotowaniem oferty, która będzie idealną opcją wyjściową do dalszych rozmów na temat realizacji eventu.

PLATFORMY KOMUNIKACYJNE ONLINE

Obecnie na rynku mamy dość sporą ofertę platform komunikacyjnych online. Możemy wybierać między platformą Cisco Webex, popularnym Zoom’em, czy też narzędziem Microsoftu czyli platformą Teams. Dodatkowo skorzystać można także z Google Meeting, Skype, Gotomeeting, czy też innych powszechnie dostępnych narzędzi do komunikacji video. Jako agencja działająca na rynku eventów online posiadamy wykupione licencje na duże ilości uczestników, nawet do 2000, wraz ze stabilnymi kontami administratorów organizujących wydarzenia online. Posiadane przez nas licencje zapewniają bezpieczny dostęp do platformy, a także komfortowe korzystanie z ich funkcji. Przed wyborem konkretnej platformy zawsze wracamy do analizy potrzeb, a w drugim etapie proponujemy spotkanie (lub spotkania – jeśli jest taka potrzeba) techniczne, na których sprawdzamy, czy określona platforma będzie miała w Państwa środowisku biznesowym funkcjonalne zastosowanie.

AGENDA EVENTU ONLINE

Eventy online mają swoją własną specyfikę, która powinna zostać wzięta pod uwagę podczas budowania programu każdego z takich wydarzeń. Chodzi tutaj przede wszystkim o utrzymanie atencji uczestników, która podczas uczestnictwa online jest stosunkowo ograniczona. Uczestnicy eventów online powinni mieć możliwość wzięcia udziału w wydarzeniu, które w porównaniu do wersji klasycznej nie trwa zbyt długo i jego zawartość jest interesująca, a co najważniejsze dynamiczna. Agendę należy skonstruować właśnie w taki sposób, by każdy kto bierze udział w evencie online był zainteresowany contentem i sposobem w jaki jest on podany. Posiadamy sprawdzone agendy programowane eventów online, które w skuteczny sposób utrzymują wysoki poziom uwagi uczestników, a także nie męczą zbytnio przeładowanym programem, czy też ilością atrakcji. Bazujemy także na sprawdzonych schematach w budowaniu agend pod eventy online, które sprawdzą się podczas każdego rodzaju wydarzenia.

SPRZĘT I LOGISTYKA

Wybór odpowiedniego sprzętu do realizacji eventów online to bardzo istotny element, który może zaważyć na prawidłowym przebiegu całości wydarzenia. Podczas ustaleń związanych z założeniami eventu online warto zdecydować się czy będzie potrzebne studio streamingowe, a jeśli tak to jak duże, z jakim oświetleniem i obrazem z ilu kamer. Istotną kwestią jest również dynamiczna praca obrazu podczas prowadzonego eventu online, a także dźwięk, który powinien zapewnić solidny sprzęt do streamingu. Posiadamy sprawdzony sprzęt do transferu dźwięku i obrazu na żywo, a także komfortowe, odpowiednio doświetlone studia, z których prowadzić możemy konferencje, warsztaty praktyczne, czy też gry i zabawy integracyjne online. Jesteśmy także dysponentem stabilnych łącz światłowodowych, wraz z dodatkowym zapleczem transferu danych po sieciach LTE, co sprawia że nasze eventy online mają płynny transfer obrazu i dźwięku do wszystkich uczestników.

GRY I WARSZTATY – ATRAKCJE DODATKOWE